Wir setzten auf unserer Website Cookies ein, wollen dir aber nicht auf den Keks gehen. Einige von ihnen sind notwendig, während andere uns helfen unser Onlineangebot zu verbessern. Du kannst deine Präferenzen jederzeit unter "Cookie-Einstellungen" ändern.
Vergabedokumentation –
Wer schreibt, der bleibt.
Dass der Vergabedokumentation eine wesentliche Bedeutung zukommt, darf nicht nur und erst dann festgestellt werden, wenn Nachprüfungsbehörden, Rechnungshöfe oder Fördermittelprüfungsstellen die vorhandene Dokumentation bemängeln.
Die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Dokumentation ergibt sich auch nicht erst jetzt und heute, wie die folgenden Urteile beispielsweise aus den Jahren 2005 bis 2008 anschaulich aufzeigen:
- Das Vergabeverfahren ist in all seinen wesentlichen Entscheidungen zeitnah, lückenlos, laufend und nachvollziehbar zu dokumentieren. (VK Südbayern vom 29.7.2008, Z3-3-3194-1-18-05/08)
- Das gesamte Verfahren muss in allen Einzelheiten dokumentiert sein, so dass der Vergabevermerk einen erheblichen Detaillierungsgrad aufzuweisen hat. (VK Bund vom 13.7.2005, VK 2-75/05)
- Ohne entsprechende Dokumentation ist es nicht möglich, zu kontrollieren, ob der Beurteilungsspielraum fehlerfrei ausgeübt wurde (VK Bund vom 26.1.2005, VK 3-224/04)
Bis heute sind die Anforderungen an die Dokumentation sogar noch strenger geworden. Beachtenswert daher auch:
- Je wichtiger eine Entscheidung im Vergabeverfahren ist, umso ausführlicher und unanfechtbarer muss die Begründung dafür im Vergabevermerk dargelegt werden.
- Der Vergabevermerk muss belegen, dass die im Laufe eines Verfahrens nötigen Entscheidungen von der Vergabestelle selbst getroffen und nicht einem außenstehenden Dritten überlassen wurden.
- Der Vermerk muss eine lückenlose schriftliche Dokumentation abbilden. Jegliche Mängel in der Nachvollziehbarkeit gehen zu Lasten der Vergabestelle.
- Die Vergabeakte ist ein Beweismittel. Sie muss daher alle Anforderungen erfüllen, die im Rechtsverkehr an einen Aktenvermerk im Allgemeinen gestellt werden, um seiner Verbindlichkeit als Urkunde mit Beweisfunktion gerecht zu werden. Dazu gehört neben dem Datum auch die Benennung des Verfassers und des Entscheidungsträgers.
- Ein vollständiger Vergabevermerk liegt dann vor, wenn das durchgeführte Verfahren für einen Leser mit Sachkenntnis einwandfrei nachvollziehbar ist.
Ihre Ansprechpartnerin:
Kristina Franke, kristinafranke@abstsachsen.de; 0351 2802 400